Da Google Apps a Office 365: la nostra esperienza

Da Google Apps a Office 365: la nostra esperienza

Abbiamo aderito a Google Apps fin dall’inizio della sua esistenza, quando BigG offriva il servizio gratuitamente fino a 50 utenti. Ci siamo trovati molto bene tant’è che, giunti ormai alla soglia dei 50 utenti, avevamo ipotizzato un passaggio alla sottoscrizione “Google Apps for Business”.

Non potevamo però ignorare e prendere in considerazione il passaggio a Office 365 di Microsoft ®. Grazie al fatto che Vivido è anche Cloud Partner con il Cloud Essentials program, abbiamo a disposizione 250 licenze utente (portate nel tempo a 25 licenze per chi adesso aderisce a questo programma) e quindi potevamo provare in tutta libertà ad utilizzare la Suite Microsoft®.

In Gennaio 2013 ho quindi stabilito un piano di verifica e confronto delle potenzialità di entrambe le piattaforme in modo da avere dei dati tangibili da analizzare assieme ai nostri amministratori per poi decidere la strada da prendere.

Nello specifico ho focalizzato i confronti in tre macro aree:

  • Posta / Calendari / Contatti
  • Condivisione documenti
  • Messaggistica e condivisione

Posta / Contatti / Calendari

Per Google il sistema di posta è il conosciuto GMail, integrato di alcune funzionalità business che lo rendono ancor più completo.
Per Microsoft il sistema dell’attuale Office 365 è frutto dell’unione di Exchange Online (equivalente ad Exchange 2010) e Outlook Web Access.

Le cose più evidenti (le rimanenti sono bene o male equiparabili) sono per me:

Confronto Google Apps Office 365
Consultazione posta su client web Il client web di posta, o web mail, è pressoché identico a GMail. Google ha in passato, e sta continuando a fare, un grandissimo lavoro sulla User Experience e sulla facilità di utilizzo dello strumento. Personalmente lo reputo veramente fatto bene, preciso, curato. Microsoft offre Outlook Web Access. Il livello di usabilità è nettamente inferiore a GMail, non ci sono scusanti.
Gestione archiviazione dei messaggi Le mail non hanno una cartella, ma una o più categorie: Una sorta di etichetta da attaccare al messaggio. Interessanti e utili i lab per gestire più caselle Inbox Le mail sono organizzate in cartelle nella maniera più standard.
Amministrazione L’amministrazione è demandata ad un sito ad-hoc per la gestione di tutte le funzionalità L’amministrazione è suddivisa in due modalità: tramite sito di gestione, che include solo alcune funzionalità, e tramite PowerShell. Quest’ultima, se pur ben documentata, costringe ad un livello maggiore di formazione per chi dovrà gestire la sottoscrizione e le richieste aziendali.

 

Condivisione Documenti

Per Google il sistema di condivisioni è Drive (prima si chiamava Documents)
Per Microsoft la condivisione si basa su SharePoint Online.

Le cose più evidenti (le rimanenti sono bene o male equiparabili) sono per me:

Confronto Google Apps Office 365
Compatibilità con Office Spesso capita che i clienti ci inviino file Word, Excel o comunque della suite Office e, importandoli su Drive, vengono sformattati rispetto all’originale. Siamo nel loro campo, se non sono compatibili fra di sè 🙂
Condivisione La condivisione di un documento è semplicemente spettacolare. Crei un documento, dici a chi vuoi condividerlo ed è fatto. Le notifiche poi su eventuali modifiche o attività sono la ciliegina. La condivisione si basa su SharePoint Online. I documenti sono soggetti ai permessi ereditati o impostati lato SharePoint. Non è possibile condividere un documento su SharePoint con la stessa facilità di Google. E’ un peccato.
Collaborazione E’ meraviglioso vedere qualcun’altro che digita con te nello stesso documento senza bisogno di pensare ad eventuali conflitti. Molto è stato fatto ma è ancora lontano da quanto Google fa, non c’è un Real Time delle modifiche ma ci possiamo abituare.
Applicazioni correlate Google Drive ha un’applicazione per copiare il contenuto di Drive su una cartella e la sincronizza. Analogamente Microsoft ha SkyDrive Pro. Qui è possibile sincronizzare non tutto il contenuto in una volta di SharePoint ma una serie di elenco documenti che è necessario censire manualmente da applicazione.

 

Messaggistica e Condivisione

Per Google il sistema di condivisioni è Google Talk
Per Microsoft il sistema è Lync

Le cose più evidenti (le rimanenti sono bene o male equiparabili) sono per me:

Confronto Google Apps Office 365
Client web integrati Google Talk come client web è presente nella posta funziona anche se il contatto è offline: invece di un messaggio diretto viene inviata la comunicazione via email Lync è integrato nella posta, in SharePoint e nella Suite Office installata se presente. E’ molto comodo il colpo d’occhio per vedere lo stato delle persone che interagiscono in ogni parte (Email, Documenti, Calendari etc). Due, secondo me, grosse pecche: Lync se il contatto è offline non permette di inviare un messaggio come fa Google e non permette di inviare un testo con molti caratteri. E’ veramente limitante quando, aziendalmente, ci passiamo parti di codice, script sql e simili!
Applicazione Client Google Talk client è ferma ad una versione vetusta, mai aggiornata. L’invio di file funziona solo se il client è in lingua inglese! Lync client è favoloso. Oltre a condividere documenti è veramente utile per condividere desktop, applicazioni, PowerPoint con una facilità estrema
Eventi Google non ha un sistema di condivisione eventi, devi appoggiarti a programmi terzi. Personalmente utilizzavamo GoToMeeting (che ha un costo in licenze) Creare da calendario un Evento e gestirlo con Lync è rapidissimo e comodissimo.

La decisione

Il risultato delle prove fatte è che per quanto riguarda l’UX non c’è confronto, Google è avanti alla versione di Office365 che abbiamo provato e utilizziamo.
Abbiamo però visto e toccato con mano la nuova versione di Office365 che verrà distribuita in questi mesi e che si baserà su versioni aggiornate di tutte le sue componenti, sono stati fatti notevoli miglioramenti e l’integrazione fra prodotti di un azienda come Microsoft che detiene tutto lo Stack, non può far altro che indirizzarci verso Office365.

Migrazione

La migrazione della posta è stata abbastanza indolore. Microsoft offre degli strumenti, se pur basici, per importare la posta ma nel caso che, come noi, il server dal quale si proviene è Google Apps, è necessario avere degli accorgimenti:

  • Le categorie di Google possono essere migrate o in Cartelle o in Categorie. Se si sceglie di migrarle in Cartelle e le email sono archiviate su più categorie, le email verranno copiate in ogni Cartella-Categoria con tutto quello che ne consegue (specialmente occupazione di spazio in più).
  • I messaggi segnati come “Importanti” in Google è come se avessero una categoria aggiuntiva, quindi è necessario togliere la categoria “Importanti” a tutti per quanto detto al punto precedente.
  • Analoga cosa per quelli segnati come “Speciali” (o Starred).
  • I messaggi archiviati e non categorizzati verranno importati su una cartella “All Mail”
  • Lo storico delle chat di Google Apps non viene migrato se non con modalità particolari, quindi è necessario capire chi vuole migrare queste informazioni.
  • Se, come nel nostro caso, si migra un ambiente già consolidato, è opportuno fare, per ogni casella, una migrazione totale e poi (una volta propagati gli indirizzi MX) una migrazione in differenziale per portare dietro le ultime email arrivate.
  • Verranno migrati solo i contatti nella cartella “Contatti Personali”, quindi quelli sotto “Altri contatti” verranno esclusi.

Per avere una migrazione “delta” ci siamo appoggiato ad un tool di terze parti (http://migrationwiz.zendesk.com/) con il quale ci siamo trovati molto bene e che consigliamo.

Per quanto riguarda la migrazione dei documenti, il discorso è un po’ più lungo. Abbiamo dovuto pensare come organizzare il nostro SharePoint Online e riportare all’interno, negli elenchi documenti appositi, i nostri documenti.
I documenti condivisi con clienti li abbiamo momentaneamente lasciati su Google Drive per non creare eventuali disagi ai clienti stessi.

Abbiamo inoltre provveduto a creare la sincronizzazione con il nostro Active Directory e per centralizzare e gestire al meglio le utenze.

Il prossimo passo sarà quello di inserire nel nostro ecosistema anche Dynamics CRM Online.

Cosa vorremo su Office 365

Ho raccolto alcune impressioni dei miei colleghi da quando abbiamo iniziato ad usare Office 365 e riassumo brevemente cosa gradiremo:

Per prima cosa gradiremo migrare alla nuova versione di Office 365, così da prendere possesso delle nuove funzionalità (Magari come early adopter 🙂 )

Un’altra è provare quanto prima l’integrazione con Yammer, il social network privato aziendale, cosa per noi fondamentale per mantenere una dinamica di collaborazione aziendale leggera e informale.

Un’altra è sicuramente che la nuova versione dell’OWA possa offrire aggiornamenti sempre più frequenti con l’obbiettivo di rendere l’UX migliore possibile. A volte prendere spunto dai propri competitor potrebbe essere una strada, introducendo quindi componenti di laboratorio da attivare a scelta dell’utente.
Spero anche migliori il modo di archiviare i messaggi: se io ho 50 cartelle perchè quando sposto una mail l’unico strumento che ho per scegliere la cartella che desidero è un albero? Google offre un elenco e un campo di ricerca che filtra. Con un minimo sforzo ha reso l’UX migliore.

L’ultima, ma non per importanza, è la condivisione dei settaggi. Visto che Office 365 può essere condiviso su 5 device, perchè devo reimpostare i settaggi per ognuno di questi? Già soltanto sincronizzare la firma in tutti gli Outlook sarebbe spettacolare 🙂

Conclusioni

Sono e siamo molto soddisfatti della scelta fatta perché crediamo che lo sforzo che Microsoft sta facendo nel mondo Cloud e nello specifico su Office 365 stia producendo ottimi risultati e i prodotti che usciranno ne sono prova tangibile.

2 commenti

  • Vi siete dimenticati della possibile integrazione con Active Directory: questa funzionalità crea un abisso tra la soluzione Microsoft e la concorrenza, user experience a parte.
    Office365 lo utilizzo in 5 aziende da 1 anno e mezzo, ogni giorno viene aggiunta/migliorata una funzionalità. Sincronizzazioni tra smartphone lumia, outlook e webmail eccezionali. Lync (Skype For Business ora) è fantastico.

    Paolo Reply
    • Salve Paolo,
      in effetti alla stesura dell’articolo non avevamo ancora integrato il nostro Active Directory e quindi non l’avevo incluso nel post. Dopo averlo fatto (addirittura abbiamo 2 domini diversi federati su un unico Azure AD) a parer mio è proprio come dici: è una funzionalità meravigliosa!

      Riccardo Cappello Reply

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