Merit Money: come incentivare i Team di sviluppo software

Merit Money: come incentivare i Team di sviluppo software

L’interesse per l’argomento nasce da un thread scritto da Alberto Brandolini (aka @ziobrando)  nel Gruppo Linkedin “Italian Stoos Satellite“, Alberto che è anche l’agile coach di Vivido e con il quale ho poi avuto modo di approfondire l’argomento durante le pause della sua attività di insegnamento in Vivido.

Grazie a quelle prime  informazioni ho sono entrato in contatto con il lavoro di Jurgen Appelo una dei personaggi di maggior rilievo per ciò che riguarda le pratiche di Agile Leadership.

Ho letto la sua bella presentazione ( http://www.slideshare.net/jurgenappelo/merit-money) sulla teoria del Merit Money le cui prime frasi racchiudono il senso di una problematica che ogni azienda moderna deve saper affrontare:

Pagare le persone per il lavoro, senza distruggere la loro motivazione, è una delle sfide più difficili per il Management. Purtroppo, la maggior parte dei metodi per gestire i compensi sono ingiusti e non scientifici.

La presentazione, veramente molto interessante, si sviluppa partendo dall’analisi di come vengono comunemente gestiti gli incentivi nelle aziende,  che così come sono costruiti non generano motivazione se non addirittura arrivare a produrre effetti negativi sulla persona e di conseguenza sull’intera organizzazione.

Il discorso si sviluppa presentando  scenari diversi fino a proporre le linee guida di un nuovo sistema di incentivi basato sul merito.

Questa idea del Merit Money  mi ha subito incuriosito ed ho cominciato a lavorarci sopra ponendomi  come obbiettivo quello di creare un sistema, il più automatico e trasparente possibile, che arrivia collegare le perfomance economiche al concetto di Merit Money, in pratica mantenere la barra fissa sui risultati economici senza perdere di vista gli aspetti motivazionali delle persone.

Passando agli aspetti pratici l’idea di base è quella di fornire ad ogni dipendente delle disponibilità in forma di moneta virtuale, con una semplice regola  e cioè che alla fine di ogni mese, ognuno di loro deve  obbligatoriamente assegnare questa moneta virtuale ad altri. Non può trattenere niente per se.

Questi moneta virtuale sarà poi convertita in denaro (o anche altri benefit) a fronte di un evento casuale, come consigliato da Jurgen Appelo, in modo da introdurre un elemento di casualità nel sistema che incoraggia il pensiero creativo.

A questa idea originaria abbiamo pensato di legare il valore della moneta virtuale mensile, che ogni mese ogni singolo dipendente avrà a disposizione,  alle performance dell’azienda.

Per questo, mediante semplici strumenti di business intelligence, abbiamo realizzato una piattaforma che recuperando i dati dall’ERP aziendale e dal time tracker Jira, rendono trasparente l’andamento costi/ricavi di ogni progetto e basandosi sulla media generale di questo andamento viene generato un benchmark che a sua volta determina il valore della moneta virtuale (che abbiamo chiamato Credito) ad una certa data, che coinciderà con la fine di ogni mese.

Anche in questo caso la comprensione dell’impianto generale deve risultare il più semplice possibile in modo da eliminare ogni fraintendimento.

Ogni progetto entra a far media solo quando è concluso.

Di seguito un esempio di come l’informazione è rappresentata nel report disponibile a tutti i dipendenti:

ITA_01_Calcolo

Aspetti Operativi

  • Abbiamo definito che la nostra moneta virtuale si chiamerà Credito

 

  • Come descritto nella tabella precedente abbiamo reso trasparente l’andamento dei progetti nel loro complesso con il valore dei Crediti.
    Questa tabella è resa visibile a tutti così si ottengono svariati vantaggi come rendere partecipe le persone anche agli aspetti economici e di conseguenza come viene calcolato il valore del Credito.

 

  • Abbiamo fatto delle verifiche per capire come finanziare il sistema dei Crediti , questo presuppone la definizione di un budget e per rendere l’intero sistema sostenibile o come dice Jurgen Appelo safe-to-fail , abbiamo creato un ambiente di simulazione dei vari scenari, per evidenziare il giusto punto di equilibrio del sistema. C’è da considerare che anche se i Crediti verranno convertiti randomicamente durante l’anno, in ogni caso si tratta di una forma di contratto non scritto, che deve essere rispettato con le persone, quindi i Crediti vanno a bilancio.

 

  • Per il momento abbiamo deciso che i Crediti saranno assegnati ai singoli dipendenti, in futuro è probabile che possano essere assegnati anche al Team

 

  • La frequenza con la quale vengono assegnati i Crediti è mensile

 

  • Il numero di Crediti assegnati deve essere sempre la stesso per tutti. Teoricamente questi possono aumentare in numero, ma siccome, come in borsa, il loro valore è legato ad un indice, possono essere assegnati mensilmente sempre lo stesso numero. Il valore cambia in funzione dell’andamento del benchmark.

 

  • Abbiamo definito le semplici regole per l’assegnazione da parte delle persone dei Crediti agli altri colleghi. Ognuno può assegnare ad un’altra persona tutti i crediti del mese o al massimo suddividerli fra due persone. E’ interessante tenere traccia di questi movimenti.

 

  • Convertire i Crediti in Denaro. Per rispettare il principio dell’imprevedibilità ogni mese si introduce un meccanismo come quello dei dadi, descritto nell’articolo di Jurgen Appelo, o qualsiasi altro come ad esempio legato all’estrazione di una lotteria.

Se i Crediti diventano incassabile le persone hanno due possibilità :


O convertono i loro Crediti subito in soldi veri, oppure possono mantenere i propri Crediti per il prossimo turno, nella speranza che loro valore possa salire. (cit. Jurgen Appelo)

 

  • Ed infine definire Come e Cosa Erogare
    Il valore dei Crediti convertiti come importo lordo.
    Sarà quindi il dipendente a decidere se desidera ricevere il valore dei crediti convertiti nello stipendio , in questo caso sarà decurtato degli oneri ed imposte, oppure ottenere l’intero o quasi del valore (perchè anche in questo caso ci potrebbero essere oneri variabili) in termini di benefit (ex: viaggi, buoni pasto o carburante)

 

 

Scenario simulato

Di seguito una simulazione di uno scenario possibile.

Il periodo preso in esame è quello relativo ai mesi di maggio, giugno e luglio 2014.

Come da regolamento ogni persona ha a disposizione, alla fine del mese di lavoro, 100 Crediti che deve a sua volta assegnare ad uno o più colleghi in parti uguali (tutto o metà).

Terminata la fase di assegnamento viene avviato l’evento casuale che decide se per quel mese i Crediti accumulati possono essere convertiti.

Il sistema di calcolo ha stabilito il valore del Credito per il mese appena trascorso.

Nell’esempio di seguito i crediti accumulati fino al mese di Giugno possono essere convertiti, dalla colonna Incassato Y/N si evince chi ha deciso di farlo o meno.

Chi ha convertito si troverà i Crediti azzerati nel mese successivo, mentre chi (come nel caso dell’esempio hanno fatto Giorgio e Aldo) ha deciso di tenerli nella speranza che al prossimo turno nel quale l’evento casuale determinerà che sarà possibile convertire, il valore del Credito sia più alto.

ITA_05_Maggio

ITA_06_Giugno

ITA_07_Luglio

Vivido Software, proprio in considerazione della sua condizione di start up che ci permette di apportare eventuali, e probabili, modifiche al sistema Merit Money con sufficiente rapidità ed elasticità. Vivido Software è un perfetto laboratorio dove una volta messo a punto il meccanismo lo imposteremo anche  all’italiana Vivido.

Gli importi riportati sono ipotetici e non corrispondono a quelli reali, ma crediamo che siano sufficientemente chiari perché chiunque possa ricondurli alla propria realtà

L’esperimento è iniziato nel mese di aprile 2014 e per poterne valutare i risultati sarà verosimilmente necessario attendere qualche mese, probabilmente tutto l’anno in corso.

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